في أغلب العيادات الصغيرة، الباسورد واحد والكل بيستخدمه. الاستقبال بيفتح، والمساعدة بتفتح، والدكتور بيفتح، ومحدش عارف مين عدّل إيه. وفي يوم تلاقي خصم اتعمل من غير ما تعرف مين عمله، أو موظف جديد شاف مرتبات الكل.
في كشفي كل واحد بيدخل بحسابه الخاص، وانت اللي بتحدد هو يشوف إيه ويعمل إيه. هنا هنشرح خطوة خطوة إزاي تضيف فريقك وتظبط الصلاحيات، وإيه حدود الموضوع ده. التفاصيل الكاملة على صفحة الفريق والصلاحيات.
ستة أدوار جاهزة من أول يوم
كشفي جاي بستة أدوار جاهزة: المالك، المدير، الاستقبال، الدكتور، مساعد الدكتور، ومدير الحسابات. مش لازم تبني حاجة من الصفر. في أغلب العيادات الأدوار دي كفاية: الاستقبال بيحجز ويستقبل ويقبض، والدكتور بيشوف مرضاه، والمالك بيشوف كل حاجة.
إزاي تضيف حد من الفريق
- افتح الإعدادات ثم الفريق (Settings, Team).
- اكتب الإيميل واختار الدور.
- لو عندك أكتر من فرع، اختار الفروع اللي يقدر يفتحها.
- لو الشخص جديد، بيجيله إيميل دعوة. ولو عنده حساب كشفي قبل كده، بيجيلك لينك تبعته له.
الدكاترة بيتضافوا من صفحة الدكاترة، وكل دكتور ليه لينك دعوة خاص بيه. وكل واحد بيدخل بإيميله وباسورد، أو بجوجل. ولو أكد رقم موبايله في حسابه يقدر يدخل بيه كمان.
أدوار بمقاسك
لو الأدوار الجاهزة مش مظبوطة على عيادتك، افتح تاب الأدوار (Roles). ابدأ من دور المدير أو الاستقبال، سمّيه بالعربي والإنجليزي، وشغّل أو اقفل كل صلاحية لوحدها. من الصلاحيات المتاحة:
- الحجز والإلغاء
- تسجيل وصول المريض
- فتح اليوم وقفله
- مشاهدة المرضى
- استخدام صندوق المحادثات
- قبض الفلوس
- مشاهدة الحسابات (Finance)
- إضافة المصروفات
- استخدام المخزن
- إدارة الحضور
- مشاهدة المرتبات وصرفها
أي تغيير في الدور بيتطبق على كل اللي فيه فوراً. يعني لو قررت إن الاستقبال مايقدرش يلغي حجز، بتقفل الصلاحية مرة واحدة ومش بتلف على كل موظف.
الفلوس والمرتبات: المالك بس
الحسابات والمصروفات والمرتبات صلاحيات حساسة، والمالك بس هو اللي يديها. المدير بيشوف المفاتيح دي لكن مايقدرش يغيرها. وكمان فيه جرد الدرج الأعمى: الاستقبال بيكتب اللي عدّه في الدرج من غير ما يشوف المفروض يبقى كام، وكشفي هو اللي بيقارن. اقرأ عنه في صفحة الحسابات.
مساعد الدكتور
مساعد الدكتور (أو الممرضة اللي شغالة مع دكتور معين) بيتربط بالدكاترة اللي بيساعدهم. وكل دكتور بيقرر: المساعد يشوف السجل كامل ولا لأ، ويقبض فلوس ولا لأ، ولمرضى الدكتور بس ولا للعيادة كلها. يعني الدكتور هو اللي بيتحكم في اللي يخص مرضاه.
فروع، وحضور، وأمان
لو عندك أكتر من فرع، تقدر تحدد إن موظف يفتح فرع واحد بس أو اتنين. وفي باقة Team وما فوقها، الفريق بيسجل حضوره بزرار في التطبيق، أو بكود QR على شاشة الاستقبال بيتغير كل 30 ثانية، أو بالموقع جنب الفرع بس. وبيطلبوا الإجازات من التطبيق.
كل حساب يقدر يفعّل التحقق بخطوتين، ويشوف الأجهزة اللي داخلة بيه ويطلّع أي جهاز مايعرفوش. ده مهم لو موظف مشي وعايز تقفل عليه الباب.
حدود لازم تعرفها
- الموظفين غير محدودين في كل الباقات. الباقات بتتسعّر بعدد الدكاترة وعدد الحجوزات، مش عدد الموظفين.
- أدوار المدير المخصصة المالك بس هو اللي يعملها.
- الحضور والإجازات من باقة Team وما فوق. شوف الأسعار.
- الصلاحيات بتحميك من الغلط مش من سوء النية بالكامل. اختار اللي بتديله صلاحية بعناية.
نصيحة للبداية
ابدأ بأقل صلاحيات ممكنة وزوّد لما تحتاج. اطلب من كل موظف يدخل بحسابه من أول يوم، وماتشاركش الباسورد. بعد أسبوع راجع مين محتاج إيه فعلاً.
